Отрицательные суммы сделок в CRM: откуда берутся и что с ними делать

Отрицательная сумма сделки появляется после возврата денег покупателю или после ручной правки в карточке. Выгрузка сделок показывает, у кого из менеджеров минусы стали системой и сколько денег за ними стоит.

Отчеты и данные

Как считать

Берем все сделки за последние 12 месяцев от последней даты в выгрузке.
Для каждого менеджера считаем число сделок с суммой ниже нуля и их долю в общем числе сделок этого менеджера.
Отдельно суммируем отрицательные суммы, чтобы видеть деньги за минусами.
Строки упорядочиваем по числу минусов, чтобы проблемные менеджеры оказались сверху.

Расчет на выгрузках магазина

Пример посчитан на выгрузках вымышленного мебельного магазина: продажи сайта и трех маркетплейсов, реклама, сделки CRM и остатки за 2024-2025 годы.

В CRM вижу сделки с отрицательной суммой. Это ошибка ввода или возврат, и как проверить все такие записи разом?

Сделки с отрицательной суммой по менеджерам

Менеджер	Всего сделок	Сделок с минусом	Доля минусов	Сумма минусов, ₽
Игорь	902	0	0 %	0 ₽
Олег	829	0	0 %	0 ₽
Мария	782	0	0 %	0 ₽
Анна	848	0	0 %	0 ₽

SQL, по которому посчитано

WITH bounds AS (
  SELECT date_trunc('month', max(date)) AS month_start
  FROM deals
)
SELECT
  manager,
  count(*) FILTER (WHERE amount < 0) AS negative_deals,
  count(*) AS total_deals,
  round(count(*) FILTER (WHERE amount < 0)::DOUBLE / count(*), 4) AS negative_share,
  round(sum(CASE WHEN amount < 0 THEN amount ELSE 0 END), 2) AS negative_amount
FROM deals
WHERE date >= (SELECT month_start - INTERVAL 11 MONTH FROM bounds)
GROUP BY manager
ORDER BY negative_deals DESC, negative_amount ASC
LIMIT 30

Почему в CRM появляется отрицательная сумма сделки

Чаще всего минус появляется после возврата денег покупателю, когда запись о продаже осталась одна и ее сумма ушла в минус. Вторая причина это ручная правка после предоплаты, когда менеджер вписал разницу и получил отрицательное значение. Третья причина это перенос данных из старой таблицы, где минусом помечали служебные строки. По одной записи причину не угадать, проверьте, кто и когда менял сумму.

В каких отчетах CRM видно отрицательные суммы сделок

Готового отчета с фильтром по знаку суммы в кабинете обычно нет. Соберите три источника: полную выгрузку сделок, отчет по возвратам и журнал изменений полей. Первый покажет строки, второй объяснит законные минусы, третий выдаст ручные правки суммы. Дату сделки сверяйте с датой возврата, иначе строка попадет в разные месяцы и исказит два периода сразу.

Как прочитать долю сделок с отрицательной суммой по менеджерам

Доля показывает, какая часть сделок менеджера ушла в минус, и по ней видно, где проблема стала системой. Единичный минус чаще говорит о разовом возврате, а полоса минусов у одного менеджера указывает на привычку править сумму вручную. Сумма минуса рядом с долей показывает масштаб. Несколько мелких корректировок и одна крупная возвратная сделка дают разную картину.

Что делать с найденными минусами в сделках

Разделите найденные строки на подтвержденные возвраты и все остальное. Возвраты оставьте в выгрузке и пометьте в комментарии, чтобы при следующей сверке вы не разбирали их заново. Остальные строки сверьте с оплатой и закрывающими документами и восстановите верную сумму.

Частые ошибки

Минус ищут только среди выигранных сделок

После возврата статус сделки часто остается прежним, поэтому минус прячется и в проигранных, и в открытых записях. Проверяйте выгрузку целиком, иначе часть строк останется незамеченной.

Минусовые строки удаляют перед расчетом среднего чека

Средний чек вырастет, а выручка перестанет сходиться с кассой. Считайте средний чек по сделкам с положительной суммой. Возвраты держите отдельным показателем.

Правка минуса только в CRM

Если строка пришла из загрузки, следующая выгрузка принесет тот же минус, и разбор придется повторять. Исправляйте правило загрузки там, откуда пришли данные.

Вопросы

Как отличить возврат от ошибки ввода в минусовой сделке?

Сложите возвраты по этому покупателю за тот же период и сравните с минусом. Совпадение до рубля говорит о возврате, расхождение ищут в документах по сделке.

Что делать, если минус обнаружился в закрытом периоде?

Исправление внутри закрытого месяца исказит уже сданную отчетность. Проведите корректировку текущей датой и оставьте ссылку на исходную сделку.

Посчитайте это на своих выгрузках

Бросьте выгрузки на доску Surrika и задайте вопрос обычными словами. Ответ придет графиком, а под ним будет SQL, по которому он посчитан.

Попробовать бесплатно Как работает Surrika

14 дней бесплатно, карта не нужна.

По теме

Все задачи