Surrika

Сделки с датами вне периода CRM и проверка выгрузки

Сделки с датами вне периода искажают воронку и месячные итоги. Они попадают в закрытые месяцы или теряются в текущем. Проверка показывает, сколько таких сделок, из какого источника они и на какую сумму. Отчетный период берите по календарю продаж, чтобы границы совпадали с другими отчетами.

Отчеты и данные

Как считать

  1. За отчетный период берут последний год продаж.
  2. Каждую сделку сравнивают с началом и концом периода.
  3. Сделки за границами помечают как старые или будущие.
  4. Их группируют по источнику и стороне отклонения.
  5. Считают количество сделок и сумму.

Расчет на выгрузках магазина

Пример посчитан на выгрузках вымышленного мебельного магазина: продажи сайта и трех маркетплейсов, реклама, сделки CRM и остатки за 2024-2025 годы.

Покажите сделки, у которых дата выходит за отчетный период CRM. Нужно понять, сколько их, из какого источника они и на какую сумму.

Сделки с датами вне периода по источникам

Сумма, руб. Сделок Источник и сторона отклонения
30 697 000 ₽ 687 Звонок / Раньше периода
12 209 710 ₽ 273 Повторно / Раньше периода
67 212 390 ₽ 1 541 Сайт / Раньше периода
25 635 550 ₽ 573 Шоурум / Раньше периода

SQL, по которому посчитано

WITH bounds AS (
    SELECT
        CAST(date_trunc('month', max(date)) - INTERVAL '11 months' AS DATE) AS start_date,
        max(date) AS end_date
    FROM sales
),
flagged AS (
    SELECT
        d.date,
        d.source,
        d.amount,
        CASE
            WHEN d.date < b.start_date THEN 'Раньше периода'
            ELSE 'Позже периода'
        END AS period_flag
    FROM deals d
    CROSS JOIN bounds b
    WHERE d.date < b.start_date OR d.date > b.end_date
)
SELECT
    source || ' / ' || period_flag AS source_period,
    count(*) AS deals_count,
    round(sum(amount), 2) AS amount
FROM flagged
GROUP BY source, period_flag
ORDER BY source, period_flag
LIMIT 30

Где в отчетах CRM появляются сделки с датами вне периода

Дата сделки в карточке может быть датой создания, датой оплаты или датой закрытия. В выгрузке из CRM смотрите подпись поля и правило отчета. Импорт из формы на сайте иногда записывает дату заявки, и дата договора теряется. Сделки шоурума вносят после закрытия месяца, поэтому дата может отставать от оплаты. Для проверки нужна дата сделки. Дата последнего изменения не подходит.

Почему сделка с датой вне периода не всегда ошибка

Предзаказ с оплатой в следующем месяце попадет в будущие даты, хотя покупатель уже есть. Старая сделка может закрываться после возврата или доплаты. Проверяйте статус и подтверждающий документ, прежде чем считать дату ошибочной. Если деньги прошли в отчетном периоде, для выручки важна дата оплаты.

Что делать со сделками вне периода

Разделите найденные сделки по статусу и сумме. Старые выигранные сделки проверьте на дубли. Если та же покупка уже есть в продажах, воронка завышена. Будущие сделки перенесите на реальную дату или оставьте в отдельной группе до подтверждения оплаты. Сделки без подтверждающего документа верните менеджеру на сверку. После исправления пересчитайте месячные итоги и конверсию.

Частые ошибки

Удалять сделки вне периода без разбора

Удаление скрывает причину ошибки и лишает истории покупателя. Сначала пометьте сделку, проверьте документы и только потом исправляйте дату или статус.

Считать сумму сделок вне периода выручкой

Сумма сделки в CRM и выручка в продажах могут считаться по разным датам и скидкам. Сверяйте их по покупателю и периоду, иначе итог вне периода не сойдется с отчетом.

Игнорировать сделки без даты оплаты

Если в карточке нет даты оплаты, проверка по дате сделки покажет ложное отклонение. Заполните дату оплаты или пометьте сделку как неполную.

Вопросы

Можно ли исправить дату сделки задним числом?

Да, если есть подтверждение оплаты или закрывающий документ. Исправление фиксируйте в истории сделки, чтобы при следующей проверке было видно основание.

Что делать, если вне периода оказалась одна крупная сделка?

Проверьте ее оплату и дату закрытия. Если оплата прошла в текущем месяце, перенесите дату по документу, иначе оставьте сделку в проверке как исключение.

Нужно ли менять отчетный период ради таких сделок?

Нет. Отчетный период оставьте общим для продаж и CRM. Сделки вне периода показывайте отдельной проверкой, иначе месячные итоги потеряют сопоставимость.

Как часто проверять сделки вне периода?

Перед закрытием месяца и после каждого импорта. Так ошибка не переходит в следующий отчетный период.

Посчитайте это на своих выгрузках

Бросьте выгрузки на доску Surrika и задайте вопрос обычными словами. Ответ придет графиком, а под ним будет SQL, по которому он посчитан.

14 дней бесплатно, карта не нужна.

По теме

Все задачи